In jedem Ort wurde die Zahl der Opfer unter den Kriegsgefangenen und ZwangsarbeiterInnen durch Behörden zusammengestellt, dabei konnten die alliierten Militärbehörden nur auf Dokumente der deutschen Verwaltungen und Betriebe zurückgreifen. Von 1945 bis 1953 sammelten die Vertreter der vier Siegermächte Daten über die Verbrechen der Nazis und fertigten Namenslisten an. In der Regel sandten Offiziere der jeweiligen Militärverwaltung Anfragen an die städtischen Verwaltungen oder an örtliche Betriebe, um Opferzahlen und Namen zu erhalten. Die Antworten, die von den Alliierten nicht in Zweifel gezogen wurden, bildeten die Grundlage für Ergebnisprotokolle. Am Ende ergab sich die Zahl der Opfer und eine, für die damalige Zeit annähernd vollständige Namensliste der Kriegsopfer. Die Alliierten erstellten für jeden noch so kleinen Ort Ergebnisprotokolle und legten die Opferzahlen fest. Die Erfassung der Namen erfolgte anfangs nach Nationalitäten getrennt.